Rechtsverbindliche E-Mails an die Hansestadt Herford

Die Nutzung von E-Mail im täglichen Geschäftsleben wird immer selbstverständlicher. Die Kommunikation über E-Mail verschafft insbesondere Zeitvorteile auf Seiten des Versenders und des Empfängers. Mit der Hansestadt Herford kann bereits seit Jahren elektronisch in Kontakt getreten werden. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadtverwaltung sind über E-Mail direkt erreichbar, diese E-Mails stellen jedoch keinen offiziellen Maileingang dar und bewirken keinen rechtsverbindlichen Zugang.

Der Stadtverwaltung Herford erweitert die elektronische Kommunikation.
Folgende Zugänge sind eröffnet:

• für die Übermittlung von Dokumenten, die mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sind über die zentrale E-Mail-Adresse der Virtuellen Poststelle poststelle@vps.herford.de und
• für De-Mail über poststelle@herford.de-mail.de.

Über den Zugang der Virtuellen Poststelle bietet die Stadtverwaltung Herford ein Verschlüsselungsverfahren an. Eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung von De-Mail ist technisch derzeit leider nicht möglich.

Bitte beachten Sie die nachfolgenden Rahmenbedingungen.

 

• Rechtswirkung:
  Im Privatrecht kann die schriftliche Form häufig durch die elektronische Form ersetzt werden (vgl. § 126a BGB).
  
  Auch in vielen Bereichen des öffentlichen Rechts ist die elektronische Kommunikation möglich (vgl. § 3a Absatz 1 Satz 1 VwVfG (NRW), § 36a Absatz 1 SGB I und § 87a Absatz 1 Satz 1 AO).
  
  Der elektronischen Form genügt ein elektronisches Dokument, das mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen ist. Die Schriftform kann auch ersetzt werden bei Anträgen und Anzeigen durch Versendung eines elektronischen Dokuments an die Behörde mit einer absenderbestätigten De-Mail (vgl. § 5 Absatz 5 De-Mail-Gesetz).
  
  Andere E-Mail-Anschriften der Stadtverwaltung Herford stehen für rechtsverbindliche Erklärungen nicht zur Verfügung.
  
  Für die Übersendung von elektronischen Angeboten ist zwingend das Portal der deutschen E-Vergabe (www.owl-vergabeportal.de) zu nutzen.

• Technische Voraussetzungen und Datenschutzhinweise:Über die Voraussetzungen zur Nutzung der qualifizierten elektronischen Signatur informiert die Bundesnetzagentur.

• Die Stadtverwaltung Herford unterstützt derzeit nur akkreditierte Signatur- und Verschlüsselungsverfahren.

• Die Virtuelle Poststelle unterstützt das Verschlüsselungsverfahren S/MIME (Secure / Multipurpose Internet Mail Extensions). Für die Verschlüsselung benötigen Sie unseren sogenannten öffentlichen Schlüssel, der Ihnen zum Download bereitsteht. Die Stadtverwaltung Herford verwaltet (speichert) Ihren öffentlichen Schlüssel in einem zentralen Zertifikatsspeicher.

• Für die Nutzung von De-Mail benötigen Sie ein De-Mail-Konto und die dazu gehörende De-Mail-Adresse. Häufig gestellte Fragen zu De-Mail beantwortet der Beauftragte der Bundesregierung für Informationstechnik.

Bitte berücksichtigen Sie, dass die vorbenannten elektronischen Nachrichten im System (Gateway) des kommunalen Rechenzentrums Minden-Ravensberg / Lippe entschlüsselt werden. Durch eine sichere Verbindung gehen die Daten zentral in der Poststelle der Stadtverwaltung Herford ein. Die Nachrichten werden als E-Mail beziehungsweise Arbeitskopie im Behördennetz an die zuständige Stelle weitergeleitet und bearbeitet. Ausgänge werden entsprechend behandelt.

Folgende Dateiformate bearbeiten wir:

• Portable Document Format (.pdf)
• JPEG File Interchange Format (.jpg oder .jpeg)
• Microsoft Excel bis Version (.xlsx)
• Microsoft Powerpoint (pptx, ppsx)
• Microsoft Word (.docx)
• Rich Text Format (.rtf)
• TIFF (Tagged Image File Format) (.tif)
• Textdateien im Format ASCII (.txt)
• ZIP-komprimierte Dateien (.zip)

Weitere Formate sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Stadtverwaltung Herford zulässig. Die Gesamtgröße der eingehenden E-Mails ist auf 50 MB und De-Mails auf 10 MB begrenzt. Größere Nachrichten werden automatisch abgelehnt.

Antworten und Beenden der elektronischen Kommunikation:
Wir antworten Ihnen nach Möglichkeit auf dem von Ihnen eingangs gewählten Weg. Antworten können Sie ausdrücklich in Papierform wünschen. Ist Ihre Nachricht nicht bearbeitbar, informieren wir Sie darüber.

Sollten Sie Ihr Postfach für eine Angelegenheit wieder schließen, bitten wir um Mitteilung.


Mehr Informationen zum Thema: Wie verschlüsselt kommunizieren?